Nuestras soluciones son totalmente flexibles, escalables, de rápida implantación y autonomía tecnológica, lo que permite adaptarlas a cada tipo de requerimiento, para mejorar sus procesos de trabajo, potenciar sus capacidades competitivas y evitar incurrir en inversiones de TI.

Han sido concebidas tanto para organizaciones públicas como privadas, sin importar el tamaño de su empresa o de su proyecto. Su versatilidad, las convierte en potentes instrumentos de gestión en áreas tan diversas como Ingeniería y Proyectos, Administración y Finanzas, Recursos Humanos, e incluso Marketing.

Son aplicaciones desarrolladas en ambiente web, diseñadas para resolver los problemas de almacenamiento, acceso y búsqueda de archivos, organizándolos en bibliotecas virtuales, a las que los usuarios acceden según los privilegios que les hayan sido conferidos.

Para lograr una eficiente gestión con la información de una empresa, es necesario definir un Sistema de Gestión Documental, el cual se define a partir de las siguientes consideraciones: creación, almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución y workflow.

Creación	¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas?
Almacenamiento	¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar para almacenarlos?
Recuperación	¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación?
Clasificación	¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado?
Seguridad	¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella?
Custodia	¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación?
Distribución	¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir los documentos?
Workflow	¿Si los documentos necesitan pasar de una persona a otra para ser validados, cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos?

• Guardar, organizar y recuperar documentos, según sus criterios de búsqueda.
• Evitar la duplicidad y la dispersión de la documentación.
• Minimizar los tiempos de búsqueda de información.
• Disminuir los riesgos de pérdida de información.
• Producir ahorros en espacio físico de almacenamiento.
• Controlar la impresión de documentos.
• Proteger información relevante con altos niveles de seguridad y privacidad.
• Reunir múltiples contenidos en un único repositorio compartido.

1. ¿Como solicito informacion y atencion Comercial respecto de la suite de soluciones web de Gestion Documental de Maxhuber?
Puede enviar un email a gestion.documental@maxhuber.cl o si prefiere, puede solicitar la visita de un Consultor Tecnológico, llamándonos al (2) 396 30 60

2. ¿Cuales son los requisitos tecnicos para usar las soluciones web de Gestion Documental de Maxhuber?
Para trabajar con cualquiera de las soluciones de Gestión Documental de Maxhuber requiere contar con Microsoft Internet Explorer 5.5 o superior y una conexión ADSL a internet.

3. ¿Es posible obtener un sitio de prueba (demo) por un periodo de tiempo?
Sí, debe enviar un email a gestion.documental@maxhuber.cl solicitando la creación de una cuenta para demostración.

4. ¿Por que mejora la productividad con el uso de la plataforma web de Maxhuber?

• Porque se accede a toda la información, documentos y aplicaciones de manera fácil y rápida.
• Porque permite publicar contenidos relevantes y actualizados, para ser usados por los integrantes de su organización.
• Porque se evita la dispersión de la información y el mal uso de esta.
• Porque se puede obtener el mejor rendimiento del capital intelectual de su organización. La tecnología de búsqueda le permite localizar documentos, planos, reportes, etc., y alojarlos como recursos compartidos, dando acceso a personas y equipos para que agreguen conocimiento a su organización. La información y los documentos asociados también pueden organizarse por temas, permitiéndole encontrar una gran cantidad de información relevante mediante la opción de búsqueda.
• Porque disminuye el tiempo de creación de portales a su medida.
• Porque incorpora el más poderoso visualizador de archivos, que permite ver los archivos sin tener que ser propietario del software que lo genera.
• Permite editar los programas Microsoft-Office directo desde la plataforma, sin tener necesidad de cambiarse de aplicación. Esto produce ahorro de tiempo en la ejecución del trabajo.

5. ¿Como se controla el acceso a archivos o documentos individuales?
Nuestras soluciones cuentan con sistemas de perfilamiento de usuarios, que permiten definir el tipo de acción que puede realizar cada uno de ellos sobre los contenidos. Esto incluye desde perfiles de administrador que permiten cambiar los parámetros de ambiente del sistema, hasta sólo usuario de consulta sobre documentos y funcionalidades específicas.

6. ¿Cuales son los beneficios del modelo ASP de la plataforma de Gestion Documental de Maxhuber?

• Más rápido de implementar que aplicaciones compradas.
• Niveles de desempeño garantizados y acordados.
• Actualizaciones automáticas del software.
• No requiere contratar personal especialista en TI (tecnologías de información).
• Disponibilidad garantizada.
• Permite probar software antes de comprarlo.
• Arrendar es más eficiente en costos que comprar: el cliente no necesita comprar licencias de software básico (por ejemplo Base de Datos, Visualizadores), software de aplicación y hardware (servidores, hardware y software de seguridad).
• No requiere destinar más recursos en evaluar ni preocuparse por la evolución o renovación de la tecnología.
• Costos predecibles en el tiempo (no hay costos ocultos).

7. ¿Es posible incluir servicios de impresion y ploteo en el contrato?
A través de nuestro Carro de Impresión, su empresa accederá a precios especiales por las órdenes de impresión emitidas desde la plataforma de Gestión Documental.

Su trabajo será despachado a la dirección que Ud. especifique. Todos los requerimientos relacionados con el servicio de impresión o ploteo son atendidos por su Ejecutivo Comercial asignado, quien trabaja en estrecho contacto con el Consultor Tecnológico que implementará su solución web. .

8. ¿Cuanto demora el proceso de implantacion?
Para proyectos a la medida, los plazos de implantación dependen de los requerimientos de cada cliente y pueden fluctuar entre 2 y 6 semanas aproximadamente.

9. ¿El contrato contempla entrenamiento y capacitacon a mis colaboradores y usuarios?
El servicio de implantación de cualquiera de las soluciones web de Gestión Documental contempla la capitación de los colaboradores de su empresa que serán usuarios del sistema a través de sesiones teórico-prácticas. Estos entrenamientos se realizarán in situ o en instalaciones especialmente acondicionadas para tal propósito en Maxhuber.

10. ¿Existe la posibilidad de adecuar o agregar funcionalidades a la solucion contratada?
Las soluciones de Gestión Documental pueden crecer de acuerdo a sus nuevos requerimientos, por lo que no correrá el riesgo de quedar con una aplicación obsoleta. Sólo tiene que solicitar a un Consultor de Soluciones Tecnológicas el análisis de sus requerimientos, el que le propondrá un nuevo diseño para su aplicación.

Si desea aumentar el número de usuarios del sistema o requiere de mayor capacidad de almacenamiento en el servidor, debe enviar una solicitud vía email a gestion.documental@maxhuber.cl y en un período no mayor a 24 horas se ejecutará su solicitud.