Digitalización de Documentos

Digitalización de Documentos:

Incremente su rentabilidad y la satisfacción de sus clientes

Cuanto mejor se administre la información y más fácil sea pueda acceder a ella, mayor será su rentabilidad y la satisfacción de sus clientes. Es por esto que Maxhuber ha desarrollado variadas opciones de digitalización de documentos, diseñadas para entregar solución a diferentes requerimientos y problemáticas.
Cada proyecto es planificado en conjunto con el cliente para definir los niveles de servicio requeridos. En ellos se contemplan rigurosos procedimientos de preparación de documentos previo al escaseo, indexación de meta data, captura automática de datos (OCR, ICR, OMR, OBR) y rearmado de encuadernaciones/archivadores, todo bajo un estricto control de calidad, realizado por operadores digitales calificados en el manejo y tratamiento de documentación valiosa.
> ver flujo de digitalización
Los proyectos de digitalización van mucho más allá del escaneo. Los archivos digitales, una vez generados pueden ser administrados a través de cualquiera de nuestras plataformas CLOUD de gestión documental, con disponibilidad 24/7, desde cualquier lugar del mundo.

Mejore su rentabilidad y la satisfacción de sus clientes

El costo de trabajar con documentos en papel no es tangible para la mayoría de las empresas, porque cerca del 90% de su “memoria corporativa” existe en papel. Por una parte, implica destinar varias horas de trabajo en producir, archivar y también en buscar un documento (que puede estar mal archivado o extraviado).
Un estudio de la consultora Coopers & Lybrand – Estados Unidos demostró los siguientes resultados:
• Las organizaciones realizan en promedio 19 copias en papel de cada documento que generan
• Los trabajadores gastan entre un 20% y un 40% de su tiempo en buscar los documentos que necesitan para su trabajo
• El 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden y el 3% está mal archivado
Y como si esto no fuera suficiente, además del tiempo productivo perdido, se suman otras variables al costo operacional de una empresa que trabajan con documentos en papel:
• Impresión y Fotocopiado: Volumen de hojas que son fotocopiadas o impresas; costo de los equipos que se utilizan y su costo del mantenimiento.
• Distribución de Documentos: Gastos incurrimos por la cantidad de documentos que se envían por fax, correo y mensajería.
• Insumos y mobiliario: Compra de papel, carpetas, tóner o tinta para impresoras o fotocopiadoras y los muebles para archivar todos esos documentos.
• Espacio de Almacenamiento: Valor del espacio físico destinado para el archivo (estudios indican que entre el 25% y el 33% del espacio de oficina es usado para áreas de archivo).

Beneficios

• Reducción de riesgos por pérdida de documentos (extravíos o catástrofes)




• Los documentos digitales no pierden nitidez, ni se deterioran con el paso del tiempo




• Incremento en la productividad de los equipos de trabajo




• Mayor eficiencia en la consulta de documentos y expedientes




• Consultas simultáneas de documentos digitales por diversos usuarios




• Ahorros en papel, tóner, copiadoras, impresoras mobiliario de archivos, etc.




• Permite indexación de metadatos de referencia (nombres, fechas, códigos, etc.) para facilitar los procesos de búsqueda de documentos




• Permite la captura automática de datos a través del reconocimiento óptico de escritura – ICR, caracteres impresos – OCR, marcas – OMR y códigos de barra – OBR.




• Mayor control y seguridad en el acceso a la información

Más de 20 millones de páginas digitalizadas anualmente

Maxhuber cuenta con una sofisticada plataforma de equipos de alta productividad para realizar digitalizaciones masivas de documentos físicos, ya sean de formato angosto como de grandes dimensiones (contratos, formularios, planos, libros y otros), tanto en instalaciones de los clientes como en nuestro propio centro de digitalización.
Digitalización de Documentos: se utilizan escáner de alta velocidad que garantizan cortos tiempos de proceso. Los proyectos de este tipo requieren de una minuciosa preparación previa a los documentos, eliminando cualquier elemento que pudiera impedir el paso de las hojas o provocar atascamientos.
Digitalización de Planos: los escáner de planos o mapas, color y monocromáticos, permiten digitalizar láminas de papel de gran tamaño, tales como planos arquitectónicos, de construcción, de ingeniería, esquemas, diagramas eléctricos, afiches, etcétera
Digitalización de Libros: para este propósito se utiliza un escáner de cama plana, diseñado para digitalizar documentos que requieren mantener la integridad del original, es decir que no es posible desprender las hojas, o no pueden ser desarmados para su procesamiento, como es el caso de libros con valor histórico. Estos equipos entregan alta resolución de imagen y corrigen automáticamente las curvaturas de las hojas en la zona del lomo del libro.

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